Macierz Eisenhower’a

7 lis 2009 | Zarządzanie

Dwight D. Eisenhower – generał i prezydent USA wypowiedział kiedyś poniższe zdanie:

To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.

(What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.)

Koncepcja ta jest nazywana w różnoraki sposób: System Eisenhower’a (Eisenhower system), Siatka Eisenhower’a (Eisenhower grid), Pola Eisenhower’a (Eisenhower boxes) lub Kwadrat Eisenhower’a (Eisenhower square). Niezależnie od nazewnictwa ma ona pomagać w ustalaniu priorytetów dla naszych działań. Służy do tego poniższa macierz Eisenhower’a.

Podstawową zasadą jest rozróżnienie rzeczy ważnych i pilnych oraz unikanie wszystkiego, co jest nieważne.

Poszczególne pola są nazywane ćwiartkami. Znajdują się w nich nasze zadania posegregowane według kryteriów pilności i ważności. Z pewnością już sami możecie stworzyć sobie teraz taką macierz i wpisać w każdą ćwiartkę własne zadania. Np. opłacenie rachunku za prąd może być pilne, ale nie jest aż tak ważne dla naszego życia – ląduje więc w III ćwiartce, itd.

Interpretacja ćwiartek

Po wypełnieniu macierzy pozostaje nam zinterpretować nasze wyniki. Co właściwie oznaczają poszczególne ćwiartki oraz buźki zamiesz
czone wewnątrz?

I. Zrób teraz lub deleguj
Najlepiej, gdyby w tej ćwiartce nie było żadnych zadań. Jeśli jednak już są, oznacza to dwie możliwości:
a) nagle pojawiła się jakaś sytuacja kryzysowa, sprawa nagląca
b) wskoczyło tutaj zadanie z ćwiartki II

O ile na sytuację a) nie mamy raczej wpływu, to sytuacja b) oznacza, że byliśmy niekonsekwentni i dopuściliśmy do zaniedbania. Wyjaśnienie znajdziecie poniżej.
Neutralna buźka oznacza, że pomimo tego, że zadanie jest dla nas ważne, czujemy dyskomfort ze względu na presję czasu. Komfort wykonania zadania + niekomfortowe warunki wykonania. Stąd mieszane uczucia.

II. Ustal datę wykonania i poświęć na to swój czas
To jest miejsce, w którym powinno się spędzać najwięcej czasu. To tutaj znajdują się ważne zadania, które powinno się wykonywać regularnie: ćwiczenia fizyczne, kontakty ze znajomymi, własny rozwój, nauka, itp. Są tutaj też odległe, ważne zadania, np. praca magisterska. Dobrze by było, gdyby praca ta była efektem regularnej, rozłożonej w czasie aktywności. Jeśli jednak ją zaniedbamy, zadanie to wyląduje w ćwiartce pierwszej, a tam już robi się niebezpiecznie i niekomfortowo (presja czasu!).
Uśmiechniętej, zielonej buźki nie trzeba chyba już wyjaśniać. 🙂

III. Deleguj lub ustal priorytet
Tutaj znajdują się zadania pilne, jednak nie mające większego wpływu na nasze życie. Opłacenie rachunków, niektóre spotkania czy telefony, to zdarzenia, które mają konkretny, upływający termin i wypadałoby je wykonać.
Często spotykam się z teoriami, że tą ćwiartkę należy w całości wydelegować. Jednak życie życiem i nie zawsze mamy tego komu wydelegować. Niektóre zadania domowe na studia czy do szkoły są kompletnie nieważne dla Waszego życia, ale niestety pilne i trzeba je wykonać, bo może to wpłynąć na długość pobytu na studiach. 🙂 Jeżeli umówiliście się ze starym znajomym, to wyglądałoby to dziwnie, gdybyście wydelegowali do wykonania tego zadania np. brata czy mamę. 🙂 I tak dalej.
Natomiast opłacenie rachunku za Internet można zlecić bankowi ustawiając zlecenie stałe. W życiu zawodowym doskonałym przykładem takiej delegacji zadań jest outsourcing.
Smutna, czerwona buźka oznacza, że zadania te zużywają nasz czas i często robimy je z niechęcią, z przymusu.

IV. Minimalizuj lub zapomnij o tym!
Jeśli dokładnie przyjrzymy się aktywnościom w tej ćwiartce, okaże się, że możemy po prostu o nich zapomnieć. Najczęściej znajdują się w niej wszelkie przyjemności (granie w gry komputerowe), pożeracze czasu (gry i bezcelowe surfowanie w Internecie), czasami mało ważna korespondencja, na którą chcemy odpowiedzieć.
Tutaj smutna buźka oznacza, że w tej ćwiartce tracimy najwięcej czasu na bezcelowe działania.

Do czego zmierzamy?

Nasze działania powinny zmierzać do tego, aby powiększyć obszar II ćwiartki. Obrazowo przedstawia to poniższy schemat.

Eliminując zadania z III i IV ćwiartki oraz niedopuszczając do pojawienia się ich w I ćwiartce sprawiamy, że nasz czas efektywniej pożytkowany jest w strefie, która najbardziej wpływa na nasze życie. Z pewnością nie będzie to łatwe, ale dzięki temu narzędziu możemy dosłownie spojrzeć na naszą listę zadań i ocenić, w jakim kierunku zmierzamy. Jeśli ćwiartka I zacznie się rozrastać, być może oznacza to, że zbyt często odkładamy ważne zadania na ostatnią chwilę? Rozrastanie się IV ćwiartki może oznaczać, że za dużo czasu poświęcamy na relaks i “obijanie się”, a za mało na to, co na prawdę jest istotne.

Minusy macierzy

W teorii zastosowanie macierzy Eisenhower’a wydaje się świetnym narzędziem do organizacji swojej pracy. W praktyce jednak możemy spotkać się z wieloma trudnościami.
1. Jak odróżnić II ćwiartkę od IV? Czy coś, co traktujemy jako relaks (TV, gry komputerowe, buszowanie po Internecie) powinniśmy zakwalifikować jako regularny wypoczynek i doładowanie akumulatorów (ćwiartka II), czy też jako pożeracz czasu (ćwiartka IV)? Na to pytanie trzeba odpowiedzieć sobie samemu.
2. Czy filtrując wstępnie zadania nie “przeładujemy” sobie I i II ćwiartki? Może to spowodować totalny paraliż naszego systemu, bo okaże się, że mamy więcej do zrobienia, niż na początku myśleliśmy. Wtedy należałoby rozpocząć jeszcze raz i sprawdzić, czy przypadkiem zadania z I i II ćwiartki nie powinny wylądować w III lub IV.
3. Czy wyeliminowanie IV ćwiartki to na pewno dobre rozwiązanie? Oznacza to, że musielibyśmy wyzbyć się prawie wszystkich czynności, które sprawiają nam przyjemność. Spróbujcie przez tydzień zrezygnować ze swoich ulubionych programów w TV, gier, czy innych drobnostek. Nie jest to łatwe i może lepszym rozwiązaniem będzie dążenie do minimalizowania tych czynności, niż całkowitego eliminowania.

Elektroniczna macierz

Jeżeli często używacie komputera, warto zainstalować sobie dowolny program symulujący samoprzylepne karteczki i stworzyć sobie taką macierz na ekranie komputera. Program jest darmowy w podstawowej wersji, która w zupełności wystarcza do stworzenia macierzy. Poniżej zrzut z ekranu mojego komputera. Jak widać z prawej strony stworzyłem IV ćwiartki, w które wpisałem swoje zadania, a z lewej dodatkowa notka służy jako notatnik do zapisywania różnych uwag. Notki można łatwo i szybko schować, aby nie przeszkadzały nam w pracy. Można też ustawić alarm dla poszczególnych ćwiartek. Np. w dany dzień o danej godzinie wyskoczy nam powiadomienie o jakimś zadaniu. Polecam przetestować samodzielnie.

Z tego co widzę, w nowym Windows 7 taki program jest już wbudowany w system. Nie wiem jednak jak funkcjonuje, więc musicie sprawdzić to sami, jeśli używacie nowego systemu. 🙂

Podsumowanie

Macierz Eisenhower’a to bardzo przydatne, podstawowe narzędzie w zarządzaniu własnym czasem. Jeżeli nie mamy jeszcze zwyczaju zapisywania swoich zadań, warto przynajmniej wyrobić sobie nawyk kategoryzowania różnych aktywności “w głowie” i unikaniu czwartej ćwiartki. Mam nadzieję, że za chwilę stworzycie swoją pierwszą macierz i zachęci to Was do dalszej eksploracji tematu zarządzania sobą w czasie, bo jak widać – warto!