27 gru 2010 | Efektywność
Pewnie Ty też od czasu do czasu słyszysz ludzi (najczęściej tych popularnych), którzy chwalą się swoim perfekcjonizmem. Jakby to był jakiś powód do przechwałek... Fakt jest taki, że perfekcjonizm, to takie samo przekleństwo jak dżuma czy inna cholera.
Dla wyjaśnienia pojęć (za Wikipedią):
Perfekcjonizm - postawa człowieka, która stawia dokładność wykonywanych czynności na najwyższym miejscu. Nadmierny perfekcjonizm jest w psychologii czasem nazywany dewiacją, która praktycznie uniemożliwia normalne funkcjonowanie.
Niektórzy starają się bronić perfekcjonizmu (niestety rentier-blog.pl został zlikwidowany) przywołując przykłady artystów tworzących dzieła sztuki. Ale czy na prawdę każde Twoje zadanie, to jakieś dzieło sztuki? Czasami po prostu trzeba wykonać zadanie i zgodnie z zasadą 80/20 wystarczy te 80%. Zniszczysz sobie zdrowie w pogoni za pozostałymi 20%, a prawdopodobnie większość i tak nie zauważy efektów... Dlatego odpuść sobie czasami - życie to nie olimpiada!
OK - koniec teorii, teraz pokażę Ci na Twoim przykładzie, że to racja (chyba, że wagarowałeś/łaś). Perfekcjonizm jest nam regularnie indoktrynowany od najmłodszych lat w naszym chorym systemie edukacji. Tam wszystko musi być najlepsze, na max, na piątkę. Jak będziesz kreatywny przy podaniu rozwiązania, ale rozminiesz się z kluczem odpowiedzi - przegrywasz. Masz być lepszy od kolegi, z którym siedzisz w ławce i nabić maks na każdym teście. Część z nas dała się na to nabrać...
Teraz podsumujmy co z tego mamy. Pamiętasz ile było zakuwania na geografię w 6 klasie podstawówki? Ile czasu poszło z dymem? I co z tego, że wtedy wiedziało się jaka jest flora i fauna na tundrze? Masz coś teraz z tego?
Czas na kilka przykazań:
1. Zrób więcej porzucając perfekcjonizm
To jest logiczne - porzucając pogoń za dopieszczaniem szczegółów zrobisz po prostu więcej zadań. To również oznacza, że uporasz się z nimi szybciej. Nie wkurzało Cię nigdy, że Twoje poświęcenie w szkole/pracy/gdziekolwiek było kompletnie niezauważone, bo przyćmił Cię blask osoby, która skończyła szybciej osiągając niewiele niższą jakość? Raz jeszcze - życie to nie olimpiada i czasami po prostu nie opłaca się wypruwać sobie flaków.
2. Zrób lepszą robotę olewając perfekcjonizm (że co???)
Na przykładzie ciekawej książki. Nauczyciel ceramiki zrobił w swojej klasie konkurs. Podzielił klasę na pół - ci z lewej będą oceniani na podstawie ilości wykonanych garnków, ci z prawej na podstawie jakości.
Prosta sprawa - w finalny dzień klasa miała przynieść swoje rękodzieła. Grupa ilościowa będzie ważyła swoje wyroby otrzymując ocenę bardzo dobrą za 25 kilogramów wyrobów, dobrą za 20 kilogramów itd. Grupa jakościowa mogła otrzymać ocenę bardzo dobrą za stworzenie tego jedynego, idealnego garnka.
Okazało się, że garnki ocenione najwyżej za jakość powstały w grupie ilościowej...
Kiedy grupa ilościowa pracowała "masowo" ucząc się na własnych błędach, udało jej się stworzyć na podstawie doświadczenia kilka idealnych egzemplarzy. Natomiast grupa jakościowa siedziała i teoretyzowała na temat idealnego wyrobu - w efekcie skończyła z kilkoma niezłymi teoriami i kupą gliny.
Zdecyduj za siebie, co zrobisz ze swoją gliną.
3. Pracujesz po godzinach? To nie oznacza, że jesteś kozakiem w pracy
Słyszałem niedawno w Radiofonii świetny wywiad z dyrektorem w jednej z polskich fabryk (nie pamiętam już której). Uwierz - facet jako szef szefów ma masę roboty, ale oświadczył, że "pracuje od 8 do 15 wykonując należycie swoje obowiązki i nie wyobraża sobie jak mogłoby być inaczej. Wszystko polega na dobrej organizacji pracy. Jak ktoś wiecznie zostaje po godzinach, to znaczy, że ma problem z planowaniem, a nie z nawałem pracy (albo cierpi na perfekcjonizm - przyp. ja)".
Ciekawe kiedy w Polsce osoby zostające nagminnie po godzinach (z rzekomego przymusu i nawału pracy) zaczną w końcu być postrzegane jako nieefektywnie, a nie pracowite...
4. Skończ z perfekcjonizmem = skończ z prokrastynacją
Efektem perfekcjonizmu jest prokrastynacja, czyli patologiczna tendencja do nieustannego przekładania pewnych czynności na później. Skoro czegoś nie możesz zrobić perfekcyjnie, to lepiej tego nie robić wcale? Jeśli się tak czasami czujesz, to może to być jeden z objawów prokrastynacji... albo nerwicy - w obu przypadkach należy podjąć odpowiednie kroki.
5. Bądź perfekcjonistą i siej zniszczenie!
Nawet Stanisław Lem w Opowieściach o pilocie Pirxie opisywał skutki perfekcjonizmu. W skrócie - pewien projektant-perfekcjonista, tak perfekcyjnie zaprogramował moduł lądowania gigantycznego statku kosmicznego, że brał on pod uwagę ogromną liczbę czynników zewnętrznych (dla bezpieczeństwa!). Statek niestety rozbił się doszczętnie przy lądowaniu, bo system po prostu przegrzał się perfekcyjnie obliczając te wszystkie niezbyt istotne zmienne.
A Ty co robisz ze swoją gliną? 🙂
Źródło fotki
Podczas pracy umysłowej należy być szczególnie skupionym. Jak wiadomo, brak skupienia może skutkować mizernymi efektami pracy i nie tylko, a przedłużający się okres wykonywania zadania może wpłynąć negatywnie na nasz poziom stresu. Wszyscy przecież chcemy wykonywać zadania szybko, sprawnie i efektywnie. 🙂
(więcej…)
7 lis 2009 | Zarządzanie
Dwight D. Eisenhower – generał i prezydent USA wypowiedział kiedyś poniższe zdanie:
To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.
(What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.)
Koncepcja ta jest nazywana w różnoraki sposób: System Eisenhower’a (Eisenhower system), Siatka Eisenhower’a (Eisenhower grid), Pola Eisenhower’a (Eisenhower boxes) lub Kwadrat Eisenhower’a (Eisenhower square). Niezależnie od nazewnictwa ma ona pomagać w ustalaniu priorytetów dla naszych działań. Służy do tego poniższa macierz Eisenhower’a.
Podstawową zasadą jest rozróżnienie rzeczy ważnych i pilnych oraz unikanie wszystkiego, co jest nieważne.
Poszczególne pola są nazywane ćwiartkami. Znajdują się w nich nasze zadania posegregowane według kryteriów pilności i ważności. Z pewnością już sami możecie stworzyć sobie teraz taką macierz i wpisać w każdą ćwiartkę własne zadania. Np. opłacenie rachunku za prąd może być pilne, ale nie jest aż tak ważne dla naszego życia – ląduje więc w III ćwiartce, itd.
Interpretacja ćwiartek
Po wypełnieniu macierzy pozostaje nam zinterpretować nasze wyniki. Co właściwie oznaczają poszczególne ćwiartki oraz buźki zamiesz
czone wewnątrz?
I. Zrób teraz lub deleguj
Najlepiej, gdyby w tej ćwiartce nie było żadnych zadań. Jeśli jednak już są, oznacza to dwie możliwości:
a) nagle pojawiła się jakaś sytuacja kryzysowa, sprawa nagląca
b) wskoczyło tutaj zadanie z ćwiartki II
O ile na sytuację a) nie mamy raczej wpływu, to sytuacja b) oznacza, że byliśmy niekonsekwentni i dopuściliśmy do zaniedbania. Wyjaśnienie znajdziecie poniżej.
Neutralna buźka oznacza, że pomimo tego, że zadanie jest dla nas ważne, czujemy dyskomfort ze względu na presję czasu. Komfort wykonania zadania + niekomfortowe warunki wykonania. Stąd mieszane uczucia.
II. Ustal datę wykonania i poświęć na to swój czas
To jest miejsce, w którym powinno się spędzać najwięcej czasu. To tutaj znajdują się ważne zadania, które powinno się wykonywać regularnie: ćwiczenia fizyczne, kontakty ze znajomymi, własny rozwój, nauka, itp. Są tutaj też odległe, ważne zadania, np. praca magisterska. Dobrze by było, gdyby praca ta była efektem regularnej, rozłożonej w czasie aktywności. Jeśli jednak ją zaniedbamy, zadanie to wyląduje w ćwiartce pierwszej, a tam już robi się niebezpiecznie i niekomfortowo (presja czasu!).
Uśmiechniętej, zielonej buźki nie trzeba chyba już wyjaśniać. 🙂
III. Deleguj lub ustal priorytet
Tutaj znajdują się zadania pilne, jednak nie mające większego wpływu na nasze życie. Opłacenie rachunków, niektóre spotkania czy telefony, to zdarzenia, które mają konkretny, upływający termin i wypadałoby je wykonać.
Często spotykam się z teoriami, że tą ćwiartkę należy w całości wydelegować. Jednak życie życiem i nie zawsze mamy tego komu wydelegować. Niektóre zadania domowe na studia czy do szkoły są kompletnie nieważne dla Waszego życia, ale niestety pilne i trzeba je wykonać, bo może to wpłynąć na długość pobytu na studiach. 🙂 Jeżeli umówiliście się ze starym znajomym, to wyglądałoby to dziwnie, gdybyście wydelegowali do wykonania tego zadania np. brata czy mamę. 🙂 I tak dalej.
Natomiast opłacenie rachunku za Internet można zlecić bankowi ustawiając zlecenie stałe. W życiu zawodowym doskonałym przykładem takiej delegacji zadań jest outsourcing.
Smutna, czerwona buźka oznacza, że zadania te zużywają nasz czas i często robimy je z niechęcią, z przymusu.
IV. Minimalizuj lub zapomnij o tym!
Jeśli dokładnie przyjrzymy się aktywnościom w tej ćwiartce, okaże się, że możemy po prostu o nich zapomnieć. Najczęściej znajdują się w niej wszelkie przyjemności (granie w gry komputerowe), pożeracze czasu (gry i bezcelowe surfowanie w Internecie), czasami mało ważna korespondencja, na którą chcemy odpowiedzieć.
Tutaj smutna buźka oznacza, że w tej ćwiartce tracimy najwięcej czasu na bezcelowe działania.
Do czego zmierzamy?
Nasze działania powinny zmierzać do tego, aby powiększyć obszar II ćwiartki. Obrazowo przedstawia to poniższy schemat.
Eliminując zadania z III i IV ćwiartki oraz niedopuszczając do pojawienia się ich w I ćwiartce sprawiamy, że nasz czas efektywniej pożytkowany jest w strefie, która najbardziej wpływa na nasze życie. Z pewnością nie będzie to łatwe, ale dzięki temu narzędziu możemy dosłownie spojrzeć na naszą listę zadań i ocenić, w jakim kierunku zmierzamy. Jeśli ćwiartka I zacznie się rozrastać, być może oznacza to, że zbyt często odkładamy ważne zadania na ostatnią chwilę? Rozrastanie się IV ćwiartki może oznaczać, że za dużo czasu poświęcamy na relaks i “obijanie się”, a za mało na to, co na prawdę jest istotne.
Minusy macierzy
W teorii zastosowanie macierzy Eisenhower’a wydaje się świetnym narzędziem do organizacji swojej pracy. W praktyce jednak możemy spotkać się z wieloma trudnościami.
1. Jak odróżnić II ćwiartkę od IV? Czy coś, co traktujemy jako relaks (TV, gry komputerowe, buszowanie po Internecie) powinniśmy zakwalifikować jako regularny wypoczynek i doładowanie akumulatorów (ćwiartka II), czy też jako pożeracz czasu (ćwiartka IV)? Na to pytanie trzeba odpowiedzieć sobie samemu.
2. Czy filtrując wstępnie zadania nie “przeładujemy” sobie I i II ćwiartki? Może to spowodować totalny paraliż naszego systemu, bo okaże się, że mamy więcej do zrobienia, niż na początku myśleliśmy. Wtedy należałoby rozpocząć jeszcze raz i sprawdzić, czy przypadkiem zadania z I i II ćwiartki nie powinny wylądować w III lub IV.
3. Czy wyeliminowanie IV ćwiartki to na pewno dobre rozwiązanie? Oznacza to, że musielibyśmy wyzbyć się prawie wszystkich czynności, które sprawiają nam przyjemność. Spróbujcie przez tydzień zrezygnować ze swoich ulubionych programów w TV, gier, czy innych drobnostek. Nie jest to łatwe i może lepszym rozwiązaniem będzie dążenie do minimalizowania tych czynności, niż całkowitego eliminowania.
Elektroniczna macierz
Jeżeli często używacie komputera, warto zainstalować sobie dowolny program symulujący samoprzylepne karteczki i stworzyć sobie taką macierz na ekranie komputera. Program jest darmowy w podstawowej wersji, która w zupełności wystarcza do stworzenia macierzy. Poniżej zrzut z ekranu mojego komputera. Jak widać z prawej strony stworzyłem IV ćwiartki, w które wpisałem swoje zadania, a z lewej dodatkowa notka służy jako notatnik do zapisywania różnych uwag. Notki można łatwo i szybko schować, aby nie przeszkadzały nam w pracy. Można też ustawić alarm dla poszczególnych ćwiartek. Np. w dany dzień o danej godzinie wyskoczy nam powiadomienie o jakimś zadaniu. Polecam przetestować samodzielnie.
Z tego co widzę, w nowym Windows 7 taki program jest już wbudowany w system. Nie wiem jednak jak funkcjonuje, więc musicie sprawdzić to sami, jeśli używacie nowego systemu. 🙂
Podsumowanie
Macierz Eisenhower’a to bardzo przydatne, podstawowe narzędzie w zarządzaniu własnym czasem. Jeżeli nie mamy jeszcze zwyczaju zapisywania swoich zadań, warto przynajmniej wyrobić sobie nawyk kategoryzowania różnych aktywności “w głowie” i unikaniu czwartej ćwiartki. Mam nadzieję, że za chwilę stworzycie swoją pierwszą macierz i zachęci to Was do dalszej eksploracji tematu zarządzania sobą w czasie, bo jak widać – warto!
